Een IT-expert inhuren lijkt op het eerste gezicht duurder dan zelf iemand aanwerven. Het dagtarief van een externe consultant valt immers moeilijk te vergelijken met het brutoloon van een vaste medewerker. Toch zegt die vergelijking weinig over de werkelijke kosten. Gespecialiseerde IT-profielen zijn schaars en vragen vaak een hoog loon. Daar komen de kosten voor rekrutering, opleiding, afwezigheden en personeelsverloop nog bij. Wie een correcte financiële afweging wil maken, moet kijken naar de Total Cost of Ownership (TCO): alle kosten die nodig zijn om de juiste expertise beschikbaar te hebben en te houden.
Kenny Van Eycken, Operations Manager Professional Services bij Cheops Technology, en Giel Verhelst, Regional Sales Manager bij Cheops Technology, leggen uit welke kosten bedrijven vaak over het hoofd zien en hoe ze hun IT-capaciteit beter kunnen afstemmen op hun behoeften.
Welke verborgen kosten brengt een eigen IT-medewerker mee?
Een gespecialiseerde IT-medewerker vinden vraagt tijd en geld. Bedrijven investeren in vacatures, rekruteringscampagnes en employer branding om geschikte kandidaten aan te trekken. Daarna volgen selectiegesprekken waarbij zowel HR als de IT-afdeling betrokken zijn. Zeker voor technische profielen is die screening arbeidsintensief. Vaak voert een HR-recruiter de eerste screening uit, terwijl die misschien de dag ervoor nog op zoek was naar een financial controller. De technische expertise van een kandidaat correct inschatten is dan niet evident.
Na de aanwerving begint de onboarding. Een nieuwe IT-medewerker moet de bestaande infrastructuur, applicaties en onderlinge afhankelijkheden leren kennen voordat hij zelfstandig aan de slag kan. Ook een IT-expert heeft tijd nodig om zich in te werken, maar Cheops selecteert zijn experts specifiek op basis van de technische omgeving en behoeften van de klant. Dankzij hun ervaring in vergelijkbare omgevingen zijn ze doorgaans sneller inzetbaar. Intussen lopen bij een interne medewerker de loonkosten door, inclusief werkgeversbijdragen en extralegale voordelen.
Ook personeelsverloop heeft een prijs. Wanneer een interne IT-specialist vertrekt, begint de zoektocht opnieuw. Bovendien dreigt opgebouwde kennis verloren te gaan. Vooral in kleinere IT-teams, waar bepaalde systemen soms jarenlang door één persoon worden beheerd, vormt dat een aanzienlijk risico.
Cheops werkt met recruiters die gespecialiseerd zijn in profielen zoals cloud- en security-engineers en enterprise-architecten. Ze kennen de technische vereisten en beschikken over een netwerk per vakgebied en kunnen zo sneller een passend profiel voorstellen.
Wat kost het om IT-expertise up-to-date te houden?
De arbeidsmarkt evolueert van een 'war for talent' naar een 'war for expertise'. Bedrijven zoeken specialisten met diepgaande kennis van cloud, cybersecurity, enterprise-architectuur, workplace en compliance. Die profielen zijn moeilijk te vinden en vragen vaak een hoge verloning. Bovendien verloopt de doorgroei van junior naar senior steeds moeizamer, waardoor het tekort aan ervaren specialisten moeilijker op te vangen is.
AI maakt IT-teams productiever, maar neemt de behoefte aan gespecialiseerde kennis niet weg. Tegelijk veranderen technologieën en regelgeving voortdurend. Wie zulke expertise intern opbouwt, moet blijven investeren in opleidingen, certificeringen en de tijd die medewerkers nodig hebben om hun kennis bij te werken.
Cheops ondersteunt de professionele ontwikkeling van zijn medewerkers via de Cheops Academy. De Academy biedt technische opleidingen en certificeringstrajecten. Afhankelijk van hun profiel volgen experts gemiddeld vijf tot vijftien opleidingsdagen per jaar.
Bovendien krijgt iedere expert een eigen Talent Manager toegewezen. Die begeleidt de expert in zijn loopbaan, volgt zijn competenties op en helpt bepalen welke opleidingen en volgende opdrachten bij zijn ontwikkeling passen.
Cheops-experts brengen ook ervaring uit andere klantomgevingen mee. Ze passen beproefde werkwijzen toe en helpen technische keuzes te vertalen naar de behoeften van de organisatie. Zo versterken ze het interne IT-team met kennis die binnen de eigen organisatie niet altijd beschikbaar is.
Met meer dan 400 gecertificeerde IT-experts beschikt Cheops over een brede waaier aan competenties. Klanten krijgen toegang tot gespecialiseerde kennis zonder daarvoor zelf een volledig rekruterings- en opleidingstraject te moeten doorlopen.
Hoe stemt u IT-capaciteit af op de werkelijke behoefte?
Een interne medewerker staat doorgaans voltijds op de payroll, ook wanneer zijn specifieke expertise tijdelijk minder nodig is.
Neem een IT-architect die een nieuwe omgeving moet ontwerpen. Tijdens de analyse en het ontwerp werkt hij bijvoorbeeld voltijds aan het project. Zodra de implementatie begint, nemen engineers een groter deel van het werk over. Daarna volstaat het om de architect bijvoorbeeld één of twee dagen per week in te zetten.
Die flexibiliteit betekent niet dat externe opdrachten altijd van korte duur zijn. Bij Cheops gebeurt het dat een consultant oorspronkelijk voor drie maanden wordt ingeschakeld, bijvoorbeeld om een vacature tijdelijk op te vangen. Drie jaar later werkt diezelfde expert nog altijd bij de klant. Zo kan een samenwerking die begint met de inzet van één specialist, uitgroeien tot een langdurig partnership waarin Cheops mee evolueert met de behoeften van de klant. De organisatie heeft intussen ervaren dat de expertise, ondersteuning en flexibiliteit van het IT-consultantmodelgoed aansluiten bij haar behoeften en specialistische uitdagingen.
Die flexibiliteit beperkt de kosten van ongebruikte capaciteit. Organisaties kunnen hun IT-team uitbreiden of afschalen volgens hun actuele behoeften, bijvoorbeeld bij een overname, een groot IT-project of een verandering in hun IT-organisatie.
- Kenny Van Eycken, Operations Manager Professional Services bij Cheops
Hoe verzekert u de continuïteit van uw IT-team?
Een interne IT-specialist is niet elke werkdag beschikbaar. Verlof, ziekte of een onverwacht vertrek heeft gevolgen voor de bezetting. In kleinere IT-teams zit gespecialiseerde kennis soms bij één of twee sleutelpersonen. Wanneer een van hen vertrekt, ontstaat er een kenniskloof die moeilijk en duur op te vullen is.
Cheops biedt vier formules om de inzet van IT-consultants af te stemmen op de gewenste capaciteit en continuïteit:
- Engage: een vooraf afgesproken aantal dagen ondersteuning, bijvoorbeeld twee dagen per week.
- Smart: een formule met gegarandeerde continuïteit gedurende 213 dagen per jaar.
- Focus: dekking gedurende 251 werkdagen per jaar, inclusief vervanging bij afwezigheid.
- Managed Team: een volledig samengesteld IT-team, eventueel met een teamlead van Cheops.
De klant behoudt de regie, Cheops levert de aanvullende expertise, capaciteit en slagkracht.
Afhankelijk van de gekozen formule streeft Cheops naar een SLA (Service Level Agreement) voor de aanwezigheid en bezetting van de IT-experts, om zo de continuïteit van het IT-team te garanderen.
De continuïteitsmodellen beperken de afhankelijkheid van één persoon. Cheops beschikt over experts die bij afwezigheid kunnen inspringen en zet sterk in op documentatie en kennisoverdracht. Neem Frans, die al vijftien jaar bij hetzelfde bedrijf werkt en precies weet hoe elk systeem in elkaar zit. Wanneer hij met pensioen gaat, dreigt veel van die kennis verloren te gaan. Door werkzaamheden zorgvuldig te documenteren en kennis tijdig over te dragen, helpt Cheops die waardevolle expertise binnen het bedrijf te behouden.
Wanneer is zelf aanwerven de betere keuze?
Externe expertise is niet in elke situatie de meest voordelige oplossing. Wanneer een organisatie iemand zoekt die jarenlang een zeer specifieke, bedrijfseigen applicatie moet beheren, ligt een interne aanwerving vaak meer voor de hand.
Voor expertise in domeinen zoals cloud, workplace, security, applicaties, data en AI biedt Cheops een alternatief. De organisatie betaalt voor de capaciteit die ze nodig heeft en profiteert tegelijk van de rekrutering, opleiding en ondersteuning die Cheops voor zijn experts organiseert.
Haal meer uit uw IT-budget
Laat ons uw total cost of ownership doorlichten