Een Modern Workplace is een werkomgeving waar mensen hun uren en werkplek voor een stuk zelf indelen. Om dat veilig en efficiënt te organiseren, zijn IT-voorzieningen nodig die uw eindgebruikers flexibel maar tegelijk veilig toegang geven tot hun applicaties en informatie. Zo kunnen ze ook efficiënter en beter inspelen op vragen van uw klanten. U overweegt een overstap naar zo’n Modern Workplace? We leggen uit hoe u dat doet in vijf stappen.
Stap 1: situatie- en behoeftenanalyse
Bekijk eerst waar uw noden liggen op het vlak van digitalisering en automatisering. Welke behoeften hebben uw medewerkers op het vlak van communicatie en samenwerking? Het is aan te raden om van bij de start rekening te houden met verschillende gebruikersprofielen – een onthaalmedewerker heeft nu eenmaal niet dezelfde IT-middelen nodig als een verkoper, bijvoorbeeld. Uiteindelijk komt u per profiel tot een aantal methodes, tools en toestellen.
Stap 2: architectuur en roadmap
Afhankelijk van uw softwarekeuzes kunt u bepalen welke IT-omgeving u nodig hebt voor uw Modern Workplace. Welke ingrepen moeten gebeuren om uw bestaande IT-infrastructuur aan te passen aan de nieuwe werkomgeving? Welke applicaties houdt u best in huis en welke draaien optimaal in de cloud?
Stap 3: implementatie en migratie
Een transformatie naar een Modern Workplace vraagt heel wat kennis en expertise. Hebt u voldoende middelen in huis om alles zelf uit te voeren? Een betrouwbare dienstverlener die beschikt over alle nodige mensen en expertise kan goed van pas komen om u die zorgen (deels) uit handen te nemen.
Stap 4: beheer en continue optimalisatie
Een ‘always on werkplek’ die voortdurend wordt opgevolgd en beveiligd, vraagt veel van uw IT-afdeling. Kunnen uw eigen IT-medewerkers alle technologische evoluties, updates, security en privacywetgeving op de voet volgen? Denk maar aan Mobile Device Lifecycle Management, netwerkconnectiviteit, Identity & Access Management, Threat Management of de GDPR. Bovendien moeten uw IT-systemen en -processen voortdurend geoptimaliseerd worden. Als u dit alles onmogelijk zelf kunt voorzien, schakelt u beter een externe service provider in.
Stap 5: opleiding en ondersteuning van medewerkers
De sleutel tot succes in een transformatie naar een Modern Workplace is de aanvaarding van de nieuwe werkomgeving door uw medewerkers. Change management, opleidingen en professionele ondersteuning blijven daarbij onmisbaar, ook na de implementatie en migratie.
Transformatie in functie van uw business
In vijf stappen naar een Modern Workplace? De overgang kan behoorlijk snel gebeuren, afhankelijk van uw vertreksituatie. Houd er rekening mee dat het niet volstaat om gewoonweg een aantal tools te installeren. Een Modern Workplace is een nieuwe manier om uw medewerkers en tegelijk ook uw klanten de centrale plaats te geven die ze verdienen. Uiteindelijk levert die transformatie dus alleen maar voordelen op: gemotiveerde en loyale medewerkers, tevreden klanten en een boost voor uw business.
Modern Workplace bij Laurius
Ontdek hoe Advocatenkantoor Laurius zich volledig klaar stoomde voor het nieuwe werken.