In vier stappen naar veilig en efficiënt mobiel werken

Mobiel werken via smartphones en tablets klimt steeds hoger op het prioriteitenlijstje bij bedrijven vandaag. Hoe bedrijven dit opzetten en vooral beheren, wordt de komende jaren een belangrijke factor om zich te onderscheiden in de markt. Niet alleen naar bestaande en toekomstige klanten, maar ook naar eigen en potentiële medewerkers toe. Maar hoe pakt u dat het best aan? Deze vier stappen brengen u een heel eind op weg.

Stap 1: Werk een bedrijfsbrede strategie uit

Mobiel werken wordt nog te veel bekeken als een onderdeel van het ‘loonpakket’ of het ter beschikking stellen van een ‘werkinstrument’ aan de medewerkers. Daardoor blijft het al te vaak een geïsoleerd project dat weinig bijdraagt tot de doelstellingen van het bedrijf.

In essentie is mobiel werken een strategisch instrument dat een toegevoegde waarde moet bieden aan de business en zorgt voor een betere en nieuwe werkervaring voor uw medewerkers. Pak het project daarom geïntegreerd en strategisch aan. Betrek meteen alle relevante stakeholders (medewerkers, directie, management, IT, HR…) bij de visie, de strategie en de implementatie.

 

Stap 2: Zorg voor buy-in van de eindgebruiker

Veel initiatieven rond mobile computing stranden omwille van een gebrek aan ‘buy-in’ van de belangrijkste betrokken partij: de eindgebruiker. Te veel projecten worden van bovenuit opgedrongen zonder draagvlak in de organisatie.

Betrek daarom de eindgebruikers en vraag hen wat ze nodig hebben om efficiënter te kunnen werken. Informeer naar hun noden op het vlak van veiligheid en privacy bij mobiel werken. Alleen als u van in het begin transparant bent over uw aanpak, kunt u dit ook verwachten van uw medewerkers. Communiceer duidelijk en open wat u van plan bent en vraag feedback.

 

Stap 3: Werk een policy uit en voorzie begeleiding

Een mobiele policy uitwerken is een must. Want mobiliteit betekent vrijheid en dat komt met rechten en plichten. Zorg er dan ook voor dat de policy afgestemd is op de noden en eigenheid van uw bedrijf. Weeg daarbij zorgvuldig vrijheid en privacy af tegenover veiligheid en controle.

Regels opstellen is één zaak. Maar elke aanpak rond mobiel werken behelst een mentaliteitswijziging en dus een traject van leren omgaan met verandering. Begeleid uw medewerkers en help hen veilig en efficiënt mobiel te werken. Aspecten zoals time management (‘hoe ga ik om met e-mails’), verantwoord en veilig omgaan met sociale media en internet maken deel uit van die begeleiding.

 

Stap 4: Voorzie veilig dagdagelijks beheer en controle

Een strategie, een beleid en visie rond mobiel werken zijn onontbeerlijk, maar u hebt ook de juiste kennis en tools nodig om dagdagelijks het beleid door te voeren en het gebruik van mobiel apparaten te allen tijde onder controle te houden. Men spreekt dan over mobile device management en mobile application management.

Als u zelf niet over de nodige kennis of expertise beschikt om dat dagelijks beheer voor uw rekening te nemen, kan u opteren voor een volledig beheerde oplossing. Voor een vaste prijs per maand krijgt u dan niet enkel een geavanceerde beheerstool, maar ook advies bij het opstellen van uw mobiele policy en ondersteuning van eindgebruikers. Dankzij proactieve diensten worden problemen voorkomen en wordt er snel ingegrepen bij inbreuken op het beleid. U krijgt bovendien de nodige garanties via een service level agreement en blijft op de hoogte via rapportering en advies.

Vandaag biedt mobiel werken diverse opportuniteiten voor u als bedrijf om uw dienstverlening te verbeteren en klanten en medewerkers aan u te binden. Het is zelfs een absolute voorwaarde om digitale transformatie mogelijk te maken. Het feit of het al dan niet professioneel en doordacht wordt opgezet en beheerd, bepaalt of uw mobiel project slaagt of faalt.