"Ik heb tien extra Microsoft-licenties nodig." Dat is een vraag die de licentiespecialisten van Cheops geregeld krijgen. Toch gaat het gesprek meestal niet meteen over die bestelling. Eerst bekijken de experten van Cheops waarvoor de software zal worden gebruikt en welke functionaliteiten echt nodig zijn. Dat gesprek leidt niet zelden tot een ander advies dan de klant vooraf verwachtte. Die manier van werken weerspiegelt hoe licentie- en abonnementenbeheer de voorbije jaren veranderd is.
Organisaties kiezen vandaag uit een veel groter aanbod van abonnementen, licentiemodellen en aanvullende functionaliteiten. Tegelijk verandert het aanbod van softwareleveranciers voortdurend. Wie software aankoopt, moet er daarom op letten dat die keuze maanden of jaren later nog steeds aansluit bij de manier waarop de organisatie werkt.
Waarom vraagt licentiebeheer vandaag om gespecialiseerd advies?
Softwareleveranciers passen hun aanbod regelmatig aan. Microsoft is daarvan een goed voorbeeld. Nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd aan bestaande abonnementen, producten veranderen van naam of krijgen een andere licentiestructuur. Ook AI-functionaliteiten vinden steeds vaker hun weg naar bestaande softwarepakketten. Voor organisaties wordt het daarom moeilijker om alle mogelijkheden en voorwaarden zelf op te volgen.
Dat merkt Cheops ook in gesprekken met klanten. Een organisatie vraagt bijvoorbeeld een specifieke licentie omdat die intern al werd besproken of omdat iemand erover gelezen heeft. Maar tijdens het gesprek blijkt soms dat een andere formule beter aansluit bij de manier waarop de software gebruikt zal worden. In andere gevallen volstaat een bestaande licentie en is een uitbreiding niet nodig.
Het advies vertrekt dus niet vanuit een product, maar vanuit de behoefte van de klant. Daardoor hoeven klanten ook niet zelf alle evoluties bij softwareleveranciers op te volgen. Ze kunnen rekenen op specialisten die die kennis dagelijks in de praktijk brengen.
Waarom stopt licentiebeheer niet na de aankoop?
Een licentieportfolio verandert mee met de organisatie. Bedrijven groeien, medewerkers krijgen andere verantwoordelijkheden en nieuwe technologieën worden geïntroduceerd. Dat heeft vaak gevolgen voor de bestaande licenties.
Voor Cheops maakt die opvolging deel uit van de dienstverlening. Klanten kunnen er terecht voor de aankoop van nieuwe licenties, maar ook voor verlengingen, wijzigingen en uitbreidingen. Ze worden tijdig geïnformeerd wanneer een leverancier voorwaarden aanpast of wanneer een andere abonnementsformule beter aansluit bij hun situatie.
Zo blijven licenties afgestemd op de organisatie, ook wanneer die evolueert. Omdat de specialisten de bestaande licentieportfolio en de IT-omgeving van hun klanten kennen, kunnen ze nieuwe vragen bovendien veel sneller in de juiste context plaatsen.
Waarom draagt licentiebeheer ook bij aan een veilige IT-omgeving?
Licentiebeheer wordt vaak in de eerste plaats met kosten geassocieerd. Toch speelt het ook een belangrijke rol binnen de continuïteit en beveiliging van de IT-omgeving. Wanneer abonnementen ongemerkt aflopen of bepaalde functionaliteiten niet langer beschikbaar zijn, kan dat gevolgen hebben voor de dagelijkse werking van de organisatie.
Dat belang wordt ook bevestigd door klanten. Genkis Gurlek, IT-manager en procurement manager bij Claeys & Engels, hecht veel belang aan een doordacht licentiebeheer, zowel om IT-kosten onder controle te houden als om risico's te vermijden.
Daarom hebben we ervoor gekozen om alle software en cloud subscripties via het Cheops licentie team af te nemen. Cheops volgt onze volledige softwareportefeuille op, zodat er nooit een licentie door een vergetelheid verloopt, met alle gevolgen van dien.
- Genkis Gurlek, IT-manager en procurement manager bij Claeys & Engels
Hoe maakt een managed aanpak het verschil?
Softwarelicenties bestellen kan bij veel leveranciers. De toegevoegde waarde van een managed dienstverlening zit in de opvolging daarna.
De specialisten van Cheops bouwen een grondige kennis op van de IT-omgeving van zijn klanten en volgen tegelijk de evoluties bij softwareleveranciers op. Daardoor kunnen de experts klanten tijdig informeren over wijzigingen, alternatieven voorstellen wanneer die beter aansluiten bij de behoeften en mee nadenken over toekomstige keuzes.
Voor veel IT-afdelingen is het moeilijk om naast hun dagelijkse werkzaamheden ook nieuwe licentiemodellen, prijswijzigingen en bijkomende functionaliteiten op de voet te volgen. Een gespecialiseerde partner neemt die opvolging voor zijn rekening en vertaalt veranderingen naar de concrete situatie van de klant. Tijdens zulke gesprekken komen bovendien vaak mogelijkheden naar voren waar de organisatie zelf nog niet aan had gedacht.
Die dienstverlening sluit ook aan op de andere onderdelen van Managed IT Asset Management. Een actuele IT Asset Inventory toont welke software daadwerkelijk in gebruik is. Software Asset Management controleert vervolgens of licenties correct worden ingezet en compliant blijven. Zo blijft het licentieportfolio afgestemd op de IT-omgeving én op de manier waarop de organisatie evolueert.
Waar licentiebeheer vroeger vooral draaide om aankoop en verlenging, gaat het vandaag steeds vaker om advies, opvolging en het maken van doordachte keuzes op de lange termijn.
Wilt u weten of uw licentieportfolio nog aansluit bij de behoeften van uw organisatie?
De licentiespecialisten van Cheops bekijken graag samen met u hoe een managed aanpak zorgt voor een doordacht licentie- en abonnementenbeheer, met proactief advies en een opvolging die meegroeit met uw organisatie.